5S - Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren, Selbstdisziplin

Definition, Inhalt und Herkunft

Die 5S-Methode ist eine systematische Herangehensweise zur Arbeitsplatzorganisation und -standardisierung, die darauf abzielt, Effizienz und Qualität am Arbeitsplatz zu verbessern. Die Methode besteht aus fünf aufeinanderfolgenden Schritten, die sich an den japanischen Begriffen Seiri (Sortieren), Seiton (Systematisieren), Seiso (Säubern), Seiketsu (Standardisieren) und Shitsuke (Selbstdisziplin) orientieren. Entwickelt wurde die 5S-Methode in den 1950er Jahren bei Toyota als Teil des Toyota Production System (TPS) und hat sich seitdem weltweit etabliert.

Ziele und Nutzen

Ziele:

• Steigerung der Effizienz: Durch die systematische Organisation und Standardisierung von Arbeitsplätzen werden unnötige Such- und Wartezeiten minimiert.

• Verbesserung der Qualität: Eine saubere und gut organisierte Arbeitsumgebung trägt dazu bei, Fehler zu reduzieren und die Produktqualität zu verbessern.

• Förderung der Sicherheit: Durch das Entfernen von Unordnung und das systematische Anordnen von Arbeitsmitteln wird die Arbeitssicherheit erhöht.

• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit: Ein gut organisierter und sauberer Arbeitsplatz trägt zu einem besseren Arbeitsklima und höherer Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Nutzen:

• Effiziente Arbeitsabläufe: Die 5S-Methode sorgt für klare Strukturen und optimierte Arbeitsprozesse, was zu einer Steigerung der Produktivität führt.

• Fehlerreduktion: Durch die Standardisierung und regelmäßige Reinigung werden Fehlerquellen frühzeitig erkannt und eliminiert.

• Kostenreduktion: Die verbesserte Effizienz und Fehlerreduktion führen zu einer Senkung der Produktionskosten.

• Nachhaltige Verbesserungen: Die 5S-Methode fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Disziplin, was langfristig zu nachhaltigen Verbesserungen führt.

Anwendung und Vorgehen

1. Seiri (Sortieren):

• Ziel: Entfernen von unnötigen Gegenständen vom Arbeitsplatz.

• Vorgehen: Identifizieren und Entfernen aller nicht benötigten Werkzeuge, Materialien und Dokumente.

2. Seiton (Systematisieren):

• Ziel: Organisieren der verbleibenden Gegenstände für einen effizienten Arbeitsablauf.

• Vorgehen: Einrichten von festen Plätzen für Werkzeuge und Materialien, Beschriftung und visuelle Kennzeichnung.

3. Seiso (Säubern):

• Ziel: Gründliche Reinigung des Arbeitsplatzes.

• Vorgehen: Regelmäßiges Reinigen und Inspektion des Arbeitsplatzes, um eine saubere und ordentliche Umgebung zu gewährleisten.

4. Seiketsu (Standardisieren):

• Ziel: Standardisierung der besten Praktiken.

• Vorgehen: Dokumentation und Implementierung von Standards für Ordnung und Sauberkeit, Einführung von Checklisten und Arbeitsanweisungen.

5. Shitsuke (Selbstdisziplin):

• Ziel: Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung der 5S-Standards.

• Vorgehen: Schulung der Mitarbeiter, regelmäßige Audits und Feedbackrunden, um die Einhaltung der Standards zu gewährleisten.

Diese methodische Herangehensweise fördert die Schaffung einer effizienten, sauberen und sicheren Arbeitsumgebung, was langfristig zu einer Steigerung der Produktivität und Qualität führt.

Anwendungsbeispiel

Ausgangslage

Ein mittelständisches Finanzunternehmen stellt fest, dass die Effizienz und Genauigkeit der monatlichen Berichterstellung und Buchhaltung suboptimal sind. Es gibt häufige Fehler, Verzögerungen und unnötige Suchzeiten für Dokumente und Daten. Der Finanzleiter beschließt, die 5S-Methode anzuwenden, um die Prozesse zu optimieren und die Arbeitsumgebung zu verbessern.

Beschreibung des Problems

Das Hauptproblem besteht darin, dass die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens Schwierigkeiten hat, die monatlichen Berichte pünktlich und fehlerfrei zu erstellen. Unorganisierte Arbeitsplätze und fehlende Standardisierungen führen zu Ineffizienzen und Verwirrung, was die Qualität der Arbeit beeinträchtigt.

Anwendung und Vorgehen

1. Seiri (Sortieren):

• Ziel: Entfernen von unnötigen Dokumenten und Daten aus dem Arbeitsbereich.
• Vorgehen: Das Team identifiziert und archiviert oder vernichtet alle nicht mehr benötigten Dokumente und Daten. Alte Berichte, doppelte Dateien und veraltete Unterlagen werden aus dem aktiven Arbeitsbereich entfernt.

2. Seiton (Systematisieren):

• Ziel: Organisieren der verbleibenden Dokumente und Daten für einen effizienten Arbeitsablauf.
• Vorgehen: Einrichten eines strukturierten Ablagesystems, sowohl physisch als auch digital. Jede Datei und jedes Dokument erhält einen festen Platz, klare Bezeichnungen und wird logisch sortiert. Beispielsweise werden elektronische Dateien in klar benannten Ordnern gespeichert und physische Dokumente in beschrifteten Ordnern abgelegt.

3. Seiso (Säubern):

• Ziel: Gründliche Reinigung und Aufräumen des Arbeitsplatzes.
• Vorgehen: Regelmäßige Reinigungs- und Aufräumroutinen werden eingeführt. Jeder Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, seinen Arbeitsplatz sauber und ordentlich zu halten. Es werden tägliche und wöchentliche Reinigungspläne erstellt.

4. Seiketsu (Standardisieren):

• Ziel: Standardisierung der besten Praktiken zur Aufrechterhaltung von Ordnung und Sauberkeit.
• Vorgehen: Dokumentation der neuen Ablage- und Reinigungsstandards. Einführung von Checklisten und Arbeitsanweisungen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die gleichen Verfahren befolgen. Regelmäßige Schulungen und Meetings werden abgehalten, um die Standards zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.

5. Shitsuke (Selbstdisziplin):

• Ziel: Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung der 5S-Standards.
• Vorgehen: Einführung eines Systems zur regelmäßigen Überprüfung und Auditierung der 5S-Praktiken. Mitarbeiter werden geschult und ermutigt, sich aktiv an der Verbesserung und Einhaltung der Standards zu beteiligen. Es werden Anreize und Belohnungen für die Einhaltung und Verbesserung der 5S-Standards geschaffen.

Resultat

Durch die Anwendung der 5S-Methode hat das Finanzunternehmen folgende Verbesserungen erzielt:

• Erhöhte Effizienz: Die Zeit, die für die Suche nach Dokumenten und Daten benötigt wird, wurde erheblich reduziert, was zu einer schnelleren Berichterstellung führt.
• Fehlerreduktion: Die Standardisierung der Prozesse und die bessere Organisation haben die Fehlerquote bei der Berichterstellung verringert.
• Verbesserte Arbeitsumgebung: Die saubere und organisierte Arbeitsumgebung hat zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität geführt.
• Nachhaltige Verbesserungen: Die regelmäßigen Überprüfungen und Schulungen sorgen dafür, dass die Verbesserungen langfristig beibehalten und weiterentwickelt werden

Referenzen

• Hirano, H. (1995). 5 Pillars of the Visual Workplace: The Sourcebook for 5S Implementation. Productivity Press.
• Osada, T. (1991). The 5S's: Five Keys to a Total Quality Environment. Asian Productivity Organization.
• Liker, J. K. (2004). The Toyota Way: 14 Management Principles from the World's Greatest Manufacturer. McGraw-Hill
• ChatGPT: Quality Management Excellence.