Definition, Inhalt und Herkunft
Die Process Mapping Methode ist ein systematischer Ansatz zur visuellen Darstellung und Analyse von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, die einzelnen Schritte eines Prozesses zu dokumentieren, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Durch die Erstellung eines Prozessflussdiagramms werden Abläufe transparent und verständlich gemacht, was die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens fördert. Diese Methode hilft, ineffiziente Praktiken zu erkennen und gezielte Maßnahmen zur Prozessoptimierung zu entwickeln. Process Mapping unterstützt zudem das Training neuer Mitarbeiter und erleichtert das Einhalten von Standards und Vorschriften. Ursprünglich in der Fertigungsindustrie populär geworden, findet die Methode heute in zahlreichen Branchen Anwendung. Die regelmäßige Anwendung von Process Mapping trägt zur kontinuierlichen Verbesserung und Effizienzsteigerung bei
Ziele und Nutzen
Ziele:
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Visualisierung von Geschäftsprozessen: Process Mapping zielt darauf ab, alle Schritte eines Prozesses in einer leicht verständlichen visuellen Darstellung zu erfassen.
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Identifizierung von Ineffizienzen: Durch die Darstellung aller Prozessschritte können Engpässe, Redundanzen und unnötige Schritte leicht identifiziert werden.
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Prozessverbesserung und Standardisierung: Ein weiteres Ziel ist es, Prozesse zu optimieren und zu standardisieren, indem Best Practices eingeführt werden.
Nutzen:
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Erhöhte Transparenz und Verständlichkeit: Prozesskarten machen komplexe Abläufe leichter nachvollziehbar.
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Fehlerreduktion: Durch die Optimierung der Prozesse können Fehlerquellen eliminiert werden.
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Kostenreduktion: Effizientere Prozesse führen zu einer Senkung der Betriebskosten.
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Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit: Klare Prozessabläufe reduzieren die Arbeitsbelastung und erhöhen die Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
Anwendung und Vorgehen
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Auswahl des zu mappenden Prozesses:
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Bestimmen, welcher Prozess untersucht werden soll, basierend auf Bedarf an Verbesserung oder Einführung neuer Prozesse.
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Datensammlung:
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Sammeln aller relevanten Informationen zum Prozess durch Beobachtungen, Interviews und vorhandene Dokumentation.
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Erstellung der Prozesskarte:
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Verwenden von Flowchart-Symbolen, um die Schritte des Prozesses zu zeichnen. Jeder Schritt wird durch ein Symbol dargestellt und die Reihenfolge durch Pfeile verbunden.
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Analyse der Prozesskarte:
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Prüfen der Prozesskarte auf Ineffizienzen, Redundanzen und mögliche Verbesserungen.
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Umsetzen der identifizierten Änderungen zur Optimierung des Prozesses und regelmäßige Überprüfung der Effektivität der Änderungen.
Anwendungsbeispiel
Ausgangslage
Ein großes Kaffeeunternehmen stellte fest, dass der Prozess der Kaffeebestellung bis zur Auslieferung an die Kunden ineffizient und langsam war. Die Kunden beschwerten sich über lange Wartezeiten und gelegentlich falsche Bestellungen. Das Unternehmen entschied sich daher, Process Mapping einzusetzen, um den Bestell- und Lieferprozess zu optimieren.
Vorgehen
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Auswahl des Prozesses:
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Der gesamte Prozess von der Bestellung bis zur Auslieferung wurde ausgewählt.
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Datensammlung:
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Beobachtung der aktuellen Prozessabläufe in verschiedenen Filialen.
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Sammeln von Feedback von Mitarbeitern und Kunden.
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Erstellung der Prozesskarte:
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Erstellung eines detaillierten Flowcharts, das jeden Schritt des Bestell- und Lieferprozesses darstellt.
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Identifikation von Engpässen und redundanten Schritten im aktuellen Prozess.
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Analyse und Optimierung:
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Analyse der Prozesskarte zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen.
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Entwurf eines optimierten Prozessflusses, der redundante Schritte eliminiert und Engpässe minimiert.
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Implementierung und Training:
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Einführung des neuen Prozesses in einer Pilotfiliale.
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Schulung der Mitarbeiter zur Anwendung des neuen Prozesses.
Resultat
Der optimierte Prozess führte zu einer deutlichen Reduzierung der Durchlaufzeiten von durchschnittlich 15 Minuten auf 7 Minuten pro Bestellung. Die Fehlerquote bei Bestellungen sank um 50%. Die Kundenzufriedenheit verbesserte sich erheblich, und das Unternehmen verzeichnete eine Steigerung der Wiederholungskäufe.
Referenzen
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Damelio, R. (2011). The Basics of Process Mapping. Productivity Press.
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Madison, D. (2005). Process Mapping, Process Improvement, and Process Management. Paton Press.
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ChatGPT Quality Management Excellence
Diese Methode wurde aufbereitet von
Priska Wobmann
Qualitätsmanagerin